درباره اهداف علم مدیریت، بحث‌های فراوانی شده است، اما آنچه تمامی اندیشمندان و صاحب‌نظران به آن اذعان دارند، این است که مدیر موفق باید بتواند به وسیله دو شاخص،‌ «سازمان» را به اهداف خود برساند. این دو شاخص عبارتند از «کارآیی» و «اثربخشی».

مفهوم «کارآیی» (efficiency) اشاره به میزان راندمان کاری دارد و قابل تعریف برای سطوح مختلف (فرد یا سازمان یا سیستم) است. به طور مثال می‌توان گفت آقای الف یا سازمان ب یا سیستم ج کارآ هستند. در علم مدیریت این مفهوم بیان می‌کند که مکانیزم‌ها و فرآیندهای تعبیه شده در سازمان،‌ به خوبی و با «کمترین هزینه مالی»،‌ «کمترین زمان» و «کمترین نیروی انسانی» در حال انجام است.

اگر بخواهیم مفهوم کارآیی را درباره یک خودرو به شکل مثال درآوریم، کارآ بودن این خودرو به این است که با کمترین میزان سوخت و کمترین زمان ممکن،‌ بیشترین مسافت را طی کند. همچنین هزینه‌های تعمیرات آن بالا نباشد و به مرور زمان،‌ زیاد مستهلک نشود.

اما مفهوم دیگری که در مدیریت به آن تکیه می‌شود «اثربخشی» (effectiveness) است. اصطلاح اثربخشی تکیه بر میزان تحقق اهداف دارد. در واقع مؤثر بودن فعالیت‌ها در تحقق دست‌یابی به اهداف، چیزی است که «اثربخشی» نامیده می‌شود. یک فرد یا سازمان اثربخش، به گونه‌ای عمل می‌کند که بتواند به اهداف مورد نظر خود دست پیدا کند و هرچقدر بیشتر به اهداف نزدیک شود، اثربخش‌تر بوده است.

اگر بخواهیم مثال خودرو را درباره اثربخشی مطرح کنیم، اثربخشی خودرو آن است که بتواند شما را به مقصد موردنظرتان برساند. یعنی هدفی که برای آن انتخاب شده را طی کند و به آن برسد.

اما تفاوت اثربخشی و کارآیی چیست؟ سئوالی شایع که در مباحث مدیریت زیاد پرسیده می‌شود. در حقیقت کارآیی و اثربخشی دو مقوله مکمل هستند. کارآیی یعنی بدون در نظر گرفتن افق و هدف معین، سیستم با کمترین ورودی، بیشترین خروجی را ارائه دهد. اما اثربخشی یعنی تحقق اهداف و این مهم نیست که با چه وسیله و ابزاری این اهداف محقق می‌شود. اما وقتی این دو مفهوم با هم تلفیق می‌شوند، یعنی اثربخشی با کارآیی همراه می‌شود، چیزی که مدیریت به دنبال آن است شکل می‌گیرد.

سازمانی که به درستی کار مدیریت می‌شود، هم کارآ است و هم اثربخش. این سازمان با کمترین هزینه اهدافی را که به درستی انتخاب شده اند محقق می‌کند. مثال معروفی که در این زمینه مطرح می‌شود، مثال یک خودرو است. اگر شما خودرویی داشته باشید که با سرعت زیاد و مصرف کم حرکت کند این خودرو از کارآیی بالایی برخوردار است. اگر شما از تهران حرکت کنید و هدفتان رسیدن به شهر اصفهان باشد و به درستی در جاده‌ی اصفهان قرار بگیرید و حرکت کنید، با کارآیی و اثربخشی به سمت اصفهان در حرکتید. اما ممکن است شما به اشتباه در جاده دیگری قرار بگیرید. در این صورت کارآ بودن ماشین شما، موجب می‌شود که نه تنها به سمت هدف (اصفهان) حرکت نکنید، بلکه لحظه به لحظه از آن دورتر شوید. لذا در صورتی که همراه با کارآیی، اثربخشی نداشته وجود نداشته باشد؛‌ موفقیت ما تضمین نخواهد شد.

این اتفاق گاهی برای مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها رخ می‌دهد. مدیران جهت رسیدن به نتایج مطلوب، در ابتدا سعی می‌کنند بهترین تجهیزات و بهترین منابع انسانی را در اختیار بگیرند؛‌ اما به دلیل عدم معین بودن اهداف، انتخاب اهداف نادرست یا عدم جاری شدن اهداف در سطوح مختلف سازمان،

اگر کارآیی یا اثربخشی در سازمان رعایت نشود، حالت‌های مختلفی رخ خواهد داد. این حالات مختلف در ماتریسی به نام «ماتریس EE» نمایش داده می‌شود.

همانگونه که در شکل بالا مشاهده می‌شود، مقوله کارآیی ذیل سرفصل تاکتیک‌ها تعریف می‌شود. تاکتیک یعنی راه‌های مناسب برای انجام صحیح کارها. همچنین مقوله اثربخشی نیز ذیل سرفصل استراتژی‌ها تعریف شده است. استراتژی‌ها به بیان ساده عبارتند از اهداف کلان و روش‌های دستیابی به این اهداف.

ماتریس EE به ما نشان می‌دهد که اگر سازمانی کارآ باشد، اما اثر بخشی نداشته باشد بدترین حالت ممکن روی خواهد داد. این سازمان با سرعت بالایی (که حاصل از کارآیی آن است) به سمت نابودی حرکت می‌کند؛‌ چرا که مسیر غلطی برای خود انتخاب کرده و با سرعت زیاد برای رسیدن به انتهای آن مسیر در حرکت است. اگر مدیر بتواند به صورت صحیح این وضعیت را تشخیص دهد، در وهله نخست باید از ادامه مسیر غلط جلوگیری کند (توقف) و سپس با تعریف دقیق اهداف، سازمان را به مسیر صحیح هدایت کند (تغییر مسیر).

حالت بحرانی دیگری که ماتریس EE آن را نشان می‌دهد حالتی است که کارآیی و اثربخشی هردو پایین باشند. در این حالت نیز سازمان رو به افول خواهد بود اما به دلیل عدم وجود کارآیی سرعت نابودی از حالت قبل کمتر است. معمولاً‌ تشخیص این وضعیت نسبت به وضعیت قبلی برای مدیران آسانتر است. چون در این حالت تمامی شواهد حاکی از آن است که مجموعه حرکت مناسبی ندارد. اما در حالت قبلی، مدیران فریب کارآیی مجموعه را می‌خورند، در حالی که در بلندمدت از مسیر اصلی خارج می‌شوند.

در زبان انگلیسی مفهوم کارایی و اثربخشی را در دو عبارت ساده خلاصه می‌کنند که در پایان به آن اشاره می‌کنیم:

“Efficiency: Doing things right”

“Effectiveness: Doing the right things”